Contatos

Contatos é a lista de todo mundo que fala com o seu provedor ou está na sua base. Cada linha é uma pessoa, com todos os canais pelos quais ela conversa (WhatsApp, ligação, SMS, Instagram, Messenger, Telegram, e-mail e chat do site), ou um cadastro do ERP que ainda não tem pessoa, porque ninguém conversou com ele. Abrir uma linha leva à ficha do contato: situação, ações, canais, cadastro no ERP e a linha do tempo de todas as conversas.

Onde fica

Menu lateral Contatos, item único Contatos. Ver a lista exige a permissão Assinantes → Visualizar. Criar, importar, juntar, separar, adicionar canal, marcar prospecção, conferir no ERP, editar e excluir exigem Assinantes → Editar. Sem ela, a lista e a ficha aparecem só para leitura.

O topo da tela

O título Contatos vem com uma frase que resume a base, por exemplo “1.240 contatos, 980 clientes e 35 leads”. À direita, para quem pode editar:

• Importar leva à importação em massa por planilha.
• Novo contato abre o cadastro manual (veja Ficha do contato).

Quando há o que dizer:

• Prováveis duplicados. Quando há pares de contatos que parecem ser a mesma pessoa, a frase dos números termina com o link “N prováveis duplicados para revisar”. Veja Prováveis duplicados.
• A conversão recente. Logo abaixo, uma frase conta, nos últimos 90 dias, quantas pessoas viraram lead e quantas viraram cliente. Quem já era cliente e só foi reconhecido pelo cadastro do ERP aparece à parte, para não inflar a conversão.
• A origem dos dados. Com o ERP conectado, o rodapé da lista diz “Dados do {ERP}, sincronizados em {data}”: de qual sistema vêm os cadastros e quando foi a última sincronização.

A lista

Cada linha mostra:

• Nome, e embaixo o cadastro quando há: “Cadastro no {ERP}, plano {plano}” ou “Cadastro manual”. Quando a pessoa está ligada a um cadastro com outro nome, a linha diz de quem é o cadastro. Sem cadastro, a linha fica só com o nome (o filtro Sem cadastro no ERP mostra quem são).
• Situação: Cliente, Lead, Ex-cliente ou Prospecção (veja Situação). Quem é só Contato fica sem marca.
• Canais: os canais da pessoa. O mesmo número no WhatsApp e na ligação aparece uma vez, com os dois ícones.
• Último contato: há quanto tempo foi a última conversa. Quem nunca conversou fica sem data.

Quem conversou mais recentemente vem primeiro; quem nunca conversou fica no fim. A lista é paginada, e clicar no nome abre a ficha.

Busca e filtros

Tudo fica no endereço da página: dá para compartilhar o link de um recorte, e o voltar do navegador funciona. Trocar um filtro volta para a primeira página.

As pílulas de situação ficam à esquerda; a busca e o botão Filtros, à direita.

• Busca (“Buscar por nome ou canal”): procura no nome e em qualquer canal, como o telefone, o e-mail ou o @ do Instagram ou do Telegram. Para telefone, busque só os dígitos. E-mail só acha pela pessoa, porque o cadastro do ERP não guarda e-mail.
• Pílulas de situação: Todos, Clientes, Leads, Ex-clientes, Em prospecção e Contatos, cada uma com a contagem. Só aparecem as situações que existem na sua base.
• Filtros: um menu que reúne o resto.
  • Canal: só quem fala por um dos canais que existem na base.
  • Tag: só os cadastros com uma tag.
  • Sem cadastro no ERP: quem não tem cadastro vindo do ERP (sem cadastro nenhum, ou só com cadastro manual).
  • Mais de um canal: só pessoas que falam com vocês por mais de um canal.

Com algum desses ligado, uma linha diz quais estão valendo, e Limpar filtros tira todos. Quando nada combina, a tela diz isso e oferece Limpar busca e filtros.

Situação

A situação diz o que o contato é para o provedor. Ela é calculada pelo sistema, nunca digitada nem decidida pela IA, e vem sempre com a prova escrita numa frase (na ficha, e ao passar o mouse sobre o selo na lista).

Vale a primeira que se aplica, nessa ordem. Quem tem contrato ativo e uma negociação aberta é Cliente; o ex-cliente com negociação aberta é Lead, e a prova diz que ele já foi cliente.

Alguns casos que merecem atenção:

• Contrato não conferido. Um cadastro do ERP que ainda não teve o contrato conferido aparece como Cliente, com a prova “contrato não conferido”. No IXC, a sincronização diária confere sozinha. Nos outros ERPs, a sincronização confere sozinha, uma vez por semana, os cadastros que têm pessoa; Conferir no ERP, na ficha, confere na hora.
• Ausência não é prova. Se o ERP não encontra o cadastro na conferência, nada muda: ele não vira ex-cliente. Ex-cliente só quando o ERP responde que não há contrato ativo.
• Falar com o provedor não faz de ninguém um lead. Quem só escreveu no WhatsApp, sem negociação aberta, é Contato.
• ERP antigo. Cadastro de um ERP que a empresa não usa mais não conta como cliente, e a prova diz isso.
• A situação muda sozinha quando muda o contrato no ERP, uma negociação ou a prospecção. A única marca que a equipe põe é a prospecção (veja Prospecção).

Prováveis duplicados

O link no topo da lista abre os pares de contatos que parecem ser a mesma pessoa, cada um com o motivo em frase e os dois lados. Nada é juntado sem a equipe. Os motivos são quatro:

• os dois estão ligados ao mesmo cadastro no ERP;
• os dois usam o mesmo telefone;
• o mesmo @ do Instagram;
• o mesmo @ do Telegram (quando alguém escreve com o @ que a equipe informou na ficha de outra pessoa).

Nome parecido não é motivo. Para cada par:

• Juntar abre a escolha de quem fica (o padrão é quem tem cadastro no ERP, depois quem tem mais canais) e mostra o que vai mudar antes de confirmar. A junção pode ser desfeita por 90 dias, na ficha.
• Não é a mesma pessoa descarta a sugestão: os dois continuam separados e o par não aparece mais.

As regras de juntar, separar e desfazer estão em Canais da pessoa.

De onde vêm os contatos

• Conversas. Quem escreve ou liga por um canal conectado vira uma pessoa. O mesmo telefone no WhatsApp, na ligação e no SMS cai na mesma pessoa.
• ERP. Com o ERP conectado, os cadastros chegam sincronizados. O ERP é a fonte da verdade de plano, endereço e telefone do cadastro.
• Planilha. Sem integração, suba a base em Importação em massa.
• Cadastro manual. Pelo botão Novo contato, um de cada vez.

Sem nenhum contato ainda, a tela explica isso e leva aos canais e integrações e à importação.

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Veja também

• IXC (ERP do provedor): a integração que sincroniza os cadastros
• Conecta Sales: as negociações que fazem de alguém um lead
• Atendimento: onde as conversas acontecem